文件力就是你的超能力: Daily Log 實踐指南
探索文件化的三大本質：可追溯、可迭代、可擴展。從個人生產力到團隊協作，再到管理層風險控制，學會用 Daily Log 提升工作效率，讓記錄成為你職場成功的關鍵武器。
Spoken words evaporate; written words accumulate.
❏ 引言
歡迎回到《非正式寫作》— 理解複雜世界，前往那尚未被命名的自己。
由於剛加入團隊，每天早上的站立會議上，我會拿個筆記本，盡可能的把每個人講的都記錄下來，了解團隊今天的主要工作項目和昨天已經完成了什麼。
站立會議講求敏捷，再加上我還很菜，很多新名詞和每個人正在負責的項目不是那麼熟悉。當大家快速的分享 DONE/TODO 的時候，有時候不是那麼好跟上。但是如果要當場了解這些細節，感覺又違背了敏捷的精神，花太多時間。
於是，我提議在站立會議後，每個人可以把內容簡單的記錄到團隊的 wiki 當中 (DONE/TODO/BLOCK; 昨日完成/今日將作/需要幫忙)：
### My Daily Log (YYYY-MM-DD)
✅ DONE (昨日完成)
* [專案A] 完成了使用者登入 API 的初步開發。 (連結到 Commit)
* [專案B] 與設計師討論了新的 UI Mockup，並記錄會議結論。 (連結到 Wiki)
🚀 TODO (今日待辦)
1. 為登入 API 撰寫單元測試。
2. 研究 Oauth 2.0 整合方案。
3. 回覆行銷團隊關於上次活動的數據需求。
🚧 BLOCK (遭遇困難/需要協助)
* 測試環境的資料庫連線不穩定，需要 @同事A 協助查看。幾位夥伴提出了疑問：
站立會議上，大家已經講過了，還需要另外花時間寫下來嗎?
感覺有點重複，還是取消站立會議改成只用寫的就好？
記錄到 wiki 的目的是什麼呢？
熱愛文件化的我一時有點語塞，難以給出一個思慮周全的答案。這期就來聊聊我怎麼看待「文件化」這件事，以及 Daily log 在個人、團隊與管理層面能帶來什麼好處。
.
📚 目錄 & 關鍵字
1. 文件化的本質
2. Daily log (個人層面)
3. Daily log (團隊層面)
4. Daily log (管理層面)
5. 潛在缺點
Keywords: 檔案化的好處 | 為什麼要寫工作日誌 | 站立會議紀錄 | 如何說服團隊寫日誌
Daily log 與 Jira/任務系統的差別 | 提升團隊溝通效率 |管理者如何追蹤團隊進度🔍 工人智慧猜你也喜歡
《非正式寫作》探索並理解當代世界的多面向特質。
每週更新。馬上訂閱，與 1300+ 位讀者一同升級 ⬆️
❏ 文件化的本質
✔ 可追溯
相信你也有這種經驗，週會和老闆報告進度的時候，才在回憶上個禮拜做了哪些事情。想不起來的時候，還得打開日曆往前翻一下。
文件化，第一個也是最重要的一個本質，就是釋放我們的記憶負擔。
當想法落成文字，也就從腦中的記憶體被釋放了 (寫到硬碟了)。我們可以專心的執行，而不會時不時的被腦中的各種想法 (我是誰、我在哪、我在做什麼) 牽引。
最淡的墨跡，也勝過最好的記憶
✔ 可迭代
當你寫下對事物理解的那一刻，進步就由此展開。就像 git init 一樣，你讓理解有了歸屬的地方，接著可以隨著經驗迭代。
不管是面對複雜的系統，或是在工作上來自四面八方的任務與需求。筆記下來，就是增強理解的第一步。
點 → 線 → 面 並非一蹴可及。剛開始，寫文件就好像在一大片空白當中，隨意的位置上畫點，感覺彼此沒有交集。隨著點越來越多，就能在其中發現關聯與形式，對整體的理解，也會向上提升一個層次。
你無法預先把點點滴滴串連起來
只有在未來回顧時，你才會明白那些點點滴滴是如何串在一起的
- Steve Jobs
✔ 可擴展
我自己在工作上的一個原則：「同一件事，如果被三個以上的人問過，那麼就有必要為它寫一份文件」。
程式設計領域有一個基本原則 DRY (Don't repeat yourself 避免重複原則)，放到團隊協作當中一樣適用。
與其每個人都來找你問，不如自己先把文件寫好，然後直接請對方自己看，有問題再提出 (一來考驗自己的表達能力，二來考驗對方的理解能力)。
除了 DRY 能夠帶了單一真相原則 (single source of truth) 的好處外，同一份文件還能多重應用 (比如：平常的工作日誌到了打考績的時候，就可以拿來匯總成年度成就&里程碑)，做到一魚多吃。
如果你要講第二次，就把它寫下來
.
❏ Daily log (個人層面)
✔ 減少上下文切換
技術工作非常忌諱上下文切換 (context switch)，如果在執行的時候還要煩惱著下一步是什麼、這件事情是不是最優先的，是對專注力的一種浪費。
如果能事先就將當天的重點項目排定，那麼執行起來就能心無旁騖，減少上下文切換。
.
✔ 校準你的生產力直覺
「你以為一天能做完這麼多事情，但其實你不能」。
藉由每天寫下的 daily log，一天結束後，你可以回顧有多少你列在 TODO 清單上的任務，連開始做的機會都沒有。
這麼做可以讓你對自己的生產力有更深的理解：一星期當中哪一天會議最少，專注時間最長？一天當中的哪一個時段專注力最高？等等 …
有了記錄，你可以持續迭代，把最適合的任務排在最適合的時段。
.
✔ 具象化你的成果
雖然單看每日的 daily log 感覺有點流水帳，但隨著時間累積，它會慢慢變成一個完整的敘事。從 DONE 當中，可以回顧已達成的成就；TODO 當中，可以找到決策與執行方向的記憶；BLOCK 裡面，可以找到曾經遇過的卡關和掙扎。
這些在季/年度回顧的時候，都是很好的素材可以幫助具象化你的成果。尤其現在 AI 工具很強大，把這些紀錄丟進去請它匯總一下，一份年度成果回顧報告書就瞬間完成啦！
.
❏ Daily log (團隊層面)
✔ 透明的協作溝通
站立會議一個很重要的目的是讓團隊成員互相知道彼此正專注在什麼項目上，每個人進到這個團隊的時間點並不相同，藉由短暫的同步，大家可以逐漸對齊到一致的團隊理解與工作節奏上。
你能聽聞到你不熟悉的任務領域、遇到卡關的時候其他有經驗的人可以指引你方向、如果你有類似的經驗，也能直接助攻隊友。
面對面的站立會議一個很大的優勢就是很容易銜接延伸的討論，站立會議後如果有需要深入探討的議題，就可以直接拉椅子在座位上繼續討論。這是空間上的可追溯性。
而文件化的 daily log，則提供了時間上的可追溯性。例如：夥伴放長假回來後，可以快速掃描團隊先前的 daily log，掌握過去發生的動態，更快的回到工作節奏上。
.
✔ 我們已有 Jira，為何還需要工作日誌？
也有團隊成員提問到：「我們已經有在用敏捷開發對應的任務系統，系統上都可以看到每個人身上掛的 Task，就知道現在他有哪些任務，那 daily log 是不是就重覆了？」。
我認為這兩者的區別，比較像是靜態(任務系統) vs. 動態(日誌)。在任務系統上，你可以看到的是一個人目前身上的所有任務，以及每個任務所處的階段 (例如: UI design, Coding, Testing, etc…)。但是，比較難捕捉到實際在執行任務上，做了哪些嘗試或是遇到哪些問題。
任務系統描繪任務的一個又一個的站點，而日誌比較像是紀錄站點到站點之間發生了什麼事。再者，一個人身上通常有多個任務，怎麼做 scheduling 在任務系統上其實是看不出來的，日誌就能補足這樣的動態資訊。
.
✔ 知識的分享
傳統知識管理系統最大的挑戰，往往不是內容不夠，而是結構太複雜，導致資料難以尋找。
Daily log 恰好能解決這個問題。當你完成一項任務，可以將學習心得或踩坑經驗寫成文件，然後在 Daily Log 的「DONE」項目中附上這份檔案的連結。
這個簡單的動作，等於為知識庫增加了一條以「時間」和「任務」為線索的查詢路徑。未來，當同事需要相關經驗時，就能更快地找到這份紀錄，避免重蹈覆轍。
更棒的是，如果發現檔案內容已過時，還能直接將「更新檔案」列為一項新的 TODO，確保知識的有效性。
.
❏ Daily log (管理層面)
✔ 風險管理
相較於靜態的任務系統，daily log 更能即時、動態地呈現團隊狀態，讓管理者能更有效地進行風險管控。舉例來說，管理者可以輕易察覺潛在的問題：
任務停滯：當同一個任務連續幾天都出現在 TODO 清單上，這可能代表他遇到了瓶頸，需要支援。
外部阻礙：當 BLOCK 項目中出現了需要更高層級協調的問題時，管理者也能第一時間發現並介入，協助掃除障礙。
.
✔ 資源調度
透過 daily log，管理者能以宏觀的視角掌握團隊的整體動態，並根據每個成員的實際狀況，更精準地調整 Loading。
傳統的任務系統雖然能顯示成員身上的任務「數量」，卻難以反映任務的「質」與執行難度。舉例來說，一位成員可能只有一項任務，但執行上卻處處受制於跨部門協作；而另一位成員擁有多項任務，卻都在自己可獨立掌控的範圍內。
在這種情況下，若單純依賴任務系統的數量，很難對兩人的真實工作負載做出準確的評斷。
.
✔ 策略改進
身為管理者，最重要的任務之一就是確保團隊的努力方向與公司的大目標一致 。
Daily log 正是實現這個目標的利器。它能幫助管理者培養一種直覺，清楚看見團隊一整週的時間都流向了哪裡：我們是大部分時間都在「救火」解 bug，還是在穩健地開發新功能？
當掌握了這些實際的投入資訊，管理者不只可以確保團隊的步伐與組織策略對齊，還能進一步關照到每位成員的職涯發展，判斷他們是否正在從事有價值且具成長性的活動 。
.
❏ 潛在缺點
說了這麼多 daily log 的優點，如果真的這麼好的話，應該就會有什麼 concern 了對吧！最後我們來看看，可能的潛在缺點：
被動式微管理：管理者用 Log 檢查出勤、分秒必較導致團隊感受監控壓力，反而減少真實回報。當量測變成目標，可能就會出現不預期的行為，例如：為達指標而輸入看起來很充實的 daily log。
寫而不讀：產生「紀錄即管理」的錯覺，真正需要決策時仍找不到答案。並不是光寫就有用，而是需要花時間回顧整理。
很花時間：這點乍看之下可能有道理，不過考量到其對個人、團隊與管理層面上帶來的好處，我覺得是利大於弊 (當然，前提是避開上面兩點)。
.
如果這篇文章有幫助到你，記得按讚加分享 👍，請我喝杯咖啡 ☕，我們下期見！
❏ 結語
Daily log 看似只是一個簡單的檔案化實踐，但它實際上體現了知識工作者在現代職場中的一種生存智慧。從個人的生產力優化，到團隊的透明協作，再到組織的風險管控。這個小小的習慣串聯起了工作中最核心的三個層面。
更重要的是，在 AI 時代來臨的今天，那些被我們用心記錄下來的點點滴滴，不僅是我們過去努力的證明，更可能成為未來進步的養分。當機器可以幫我們處理資訊時，我們獨特的價值就在於那些被細心觀察、深度思考、用心記錄下來的洞察。
也許下一次站立會議後，試著花三分鐘寫下你的 daily log。不是為了滿足流程，而是為了那個在忙碌中容易迷失的自己，留下一些可以回望的足跡。畢竟，我們無法管理沒有被記錄的事物。
~
💡 我提供各種諮詢和顧問服務。
如果您想探討合作方式，請透過我的社群媒體聯絡我，或回覆此郵件。
👉 加入《非正式寫作》的 Discord：https://discord.gg/7cwhGkbw7G。
探討電子報內容、參與延伸討論，結識志同道合的思想夥伴。❏ 本週好讀 🛋️
《謝謝你看見我》
《如果你不是第一，你就是最後：有了人工智慧，慢者將無法生存》
《演算法軍備競賽：科技如何助長武器系統與大規模監視[思考]》
《從「影子藝術家」到藝術家》
🦥 parting thoughts 🦥
梅雨季節已經過去進入炎熱的夏日模式了。大家記得防曬和多補充水分唷 😎
看到自己的文章被你分享好驚喜啊！謝謝你！